Vazamento de receita no BPO: o que conferir

Vazamento de receita acontece quando um valor previsto e devido deixa de ser cobrado, é cobrado a menos ou se perde em uma falha do processo. Na rotina de uma contabilidade ou BPO financeiro, procurar esses casos começa por uma conferência simples: comparar o que foi combinado com o cliente, o que foi cobrado e o que foi recebido.

Pense em um contrato que teve reajuste, mas continuou sendo cobrado pelo valor antigo. O boleto foi enviado. O cliente pagou em dia. O título foi baixado. Olhando apenas para a lista de inadimplentes, está tudo certo. A diferença aparece quando alguém volta ao contrato.

É esse tipo de situação que merece espaço na revisão da carteira.

Onde vale olhar primeiro?

Os pontos abaixo servem tanto para os honorários do próprio escritório quanto para a cobrança das empresas atendidas pelo BPO. No segundo caso, a conferência precisa acontecer separadamente por empresa, respeitando o escopo contratado e quem pode aprovar cada ajuste.

1. Contrato ativo que não entrou na cobrança

Um cliente começou no meio do mês. O contrato ficou com o comercial, e o financeiro esperou uma confirmação para cadastrar a recorrência. Na virada do mês seguinte, ninguém percebeu a ausência.

Compare a relação de contratos que deveriam gerar cobrança naquele período com os títulos emitidos. Para cada contrato sem título, registre o motivo: carência, suspensão, cancelamento, cobrança em outra data ou pendência de cadastro.

A ausência de cobrança é um sinal para investigar. Pode haver uma condição válida que explique a diferença.

2. Reajuste aprovado que não chegou ao faturamento

Conferir a data de aniversário do contrato ajuda, mas é preciso verificar também se a condição de reajuste foi cumprida e qual valor deveria valer naquele mês.

Depois, compare esse valor com a cobrança efetivamente emitida. Se houver diferença, descubra desde quando ela ocorre e quem deve validar a correção. Antes de cobrar qualquer valor retroativo, confirme as condições acordadas com o cliente.

3. Serviço adicional entregue e não faturado

O cliente pediu uma atividade fora da mensalidade. A equipe executou, a aprovação ficou em uma conversa e o item não chegou ao fechamento financeiro.

Escolha alguns serviços adicionais concluídos e siga o caminho de cada um: pedido, aprovação do preço, entrega e cobrança. Quando não houver preço ou aprovação registrados, a primeira ação é esclarecer o combinado.

Um registro simples, com cliente, serviço, valor aprovado, competência e responsável, já permite acompanhar o que ainda precisa ser faturado.

4. Desconto temporário que continuou

Uma condição comercial por três meses pode permanecer no cadastro por muito mais tempo se não houver data de encerramento e alguém responsável por revisá-la.

Liste os descontos em vigor e confira sua autorização, validade e aplicação. Faça a mesma revisão para pausas de cobrança e mudanças de plano. Guarde o motivo das exceções para que a próxima pessoa não precise reconstruir a história.

5. Recebimento que não foi identificado corretamente

Um pagamento sem vínculo com o título pode fazer a equipe cobrar alguém que já pagou. Uma baixa indevida pode esconder um saldo ainda aberto. Aqui, a diferença pode ser de registro, sem representar perda de receita.

Confira o título, o pagamento e sua identificação antes de concluir que existe um problema. Na comparação entre o valor bruto cobrado e o líquido recebido, considere taxas, descontos autorizados, estornos e pagamentos parciais.

Como fazer uma primeira conferência sem revisar a carteira inteira

Escolha uma empresa e um período fechado. Comece pelos contratos que tiveram alguma mudança: entrada de cliente, reajuste, desconto, pausa ou serviço adicional. Esse recorte ajuda a acompanhar a passagem da informação entre as pessoas e os sistemas.

Para cada contrato, reúna:

• O combinado: valor devido no período, vencimento e condições aprovadas.
• O cobrado: título emitido, valor e competência.
• O recebido: pagamento identificado, data e eventuais diferenças.
• A explicação: motivo da divergência, evidência, responsável e próxima ação.

Separe o que já foi confirmado do que ainda precisa de esclarecimento. Um título não localizado, por exemplo, deve ficar como pendência de investigação até você verificar se foi emitido em outro sistema.

Se usar uma planilha nessa revisão, registre nela as evidências e as pendências. Depois da validação, atualize o sistema responsável pela operação para que a correção apareça nas próximas cobranças.

Um exemplo: o cliente pagou tudo, mas o valor estava errado

Imagine um contrato com mensalidade de R$ 2.000. Um reajuste de 5% foi aprovado para julho, elevando a cobrança para R$ 2.100. Em julho e agosto, porém, foram emitidos e pagos títulos de R$ 2.000.

Nesse exemplo hipotético, a diferença é de R$ 100 por mês, ou R$ 200 no período. Não há atraso nesses títulos. Há uma divergência entre o valor acordado e o faturado.

O próximo passo é conferir a documentação do reajuste, corrigir a recorrência e definir como tratar a diferença com o cliente. Esse valor não deve ser apresentado como recuperado antes de a situação ser resolvida e o recebimento acontecer.

Vazamento de receita é a mesma coisa que inadimplência?

Não. Inadimplência é o atraso de uma obrigação de pagamento. Neste artigo, usamos vazamento de receita para tratar das falhas que deixam valores devidos fora da cobrança ou reduzem indevidamente o que é cobrado.

As duas situações podem coexistir, mas pedem ações diferentes. Um título vencido exige acompanhamento da cobrança. Um reajuste esquecido exige revisar o faturamento e a origem da informação. Acompanhar apenas os atrasos deixa parte dessa análise de fora.

O que mudar depois de encontrar uma falha?

Além de corrigir o caso, identifique em qual passagem a informação se perdeu. Quem comunica um novo contrato? Quem atualiza um reajuste? Quem confere se um desconto terminou?

Defina um responsável por essa passagem e uma forma de confirmar que a atualização chegou à cobrança. No fechamento seguinte, revise o mesmo ponto. Isso ajuda a descobrir se a correção resolveu a causa ou apenas um caso isolado.

Para BPOs com várias empresas, vale adotar um roteiro comum de conferência, mantendo as condições e aprovações de cada cliente separadas. A rotina fica mais fácil de acompanhar sem presumir que todos os contratos funcionam da mesma maneira.

O material do Sebrae sobre controles financeiros oferece uma referência para organizar o contas a receber. Se sua contabilidade ou BPO utiliza um ERP, como o Conta Azul, use os registros da operação como ponto de partida para essa revisão: compare o que foi acordado em contrato com o que foi lançado, cobrado e recebido. Um pagamento conferido não revela, sozinho, um reajuste esquecido ou um serviço que nem chegou a ser cobrado. É nessa comparação que podem aparecer receitas que ficaram para trás.

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Vamos entender como contratos, cobranças e recebimentos são acompanhados hoje, levantar possíveis pontos de falha e indicar o que vale conferir primeiro. A identificação de valores depende dos registros disponíveis e da validação de cada diferença.

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